Как составить график отпусков на 2025 год
Обязанность оформления графика отпусков закреплена в статье 123 Трудового кодекса РФ. Для составления графика необходимо определить ответственного сотрудника и выбрать форму документа. Далее процесс оформления включает следующие этапы:
- Определение сотрудников, которые должны быть включены в график.
- Подсчет остатка отпускных дней у каждого работника.
- Сбор пожеланий сотрудников относительно времени отпуска.
- Подготовка проекта графика.
- Утверждение окончательной версии графика.
- Ознакомление сотрудников с утвержденным графиком.
Важно завершить процесс составления графика не позднее двух недель до начала нового года.
Ведение графика отпусков в течение года
График отпусков следует использовать на протяжении всего календарного года, фиксируя в нем:
- фактические даты отпусков сотрудников;
- причины отклонений от запланированных сроков (ст. 123 ТК РФ).
График помогает:
- заранее уведомлять сотрудников о времени отпуска и вовремя выплачивать отпускные;
- организовать замену сотрудников, отправляющихся в отпуск;
- избежать накопления неиспользованных отпускных дней, за что работодателя могут оштрафовать;
- грамотно распределить отпускные дни внутри подразделений, чтобы предотвратить параллельное отсутствие ключевых сотрудников.
Кто отвечает за составление графика
Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей (ст. 123 ТК РФ), за исключением организаций и ИП, относящихся к микропредприятиям и заключающих с сотрудниками типовые трудовые договоры. Они могут не вести график отпусков (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
График отпусков обычно составляет кадровая служба. Если отдела кадров нет, обязанность составления графика возлагается на сотрудника, ответственного за кадровый учет.
Особенности для микропредприятий
Компании и ИП, относящиеся к микропредприятиям, вместо графика отпусков могут заключить письменные соглашения с каждым сотрудником. Это должно быть отражено в пункте 22 типового трудового договора (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ). Форма такого соглашения законом не установлена, поэтому документ составляется в свободной форме.
Сроки утверждения графика отпусков
График отпусков составляется на каждый календарный год и утверждается не позднее двух недель до его начала (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Для 2025 года крайний срок утверждения графика — 17 декабря 2024 года.
